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Sistema de inventarios en Google Workspace

Control de existencias, entradas/salidas y alertas de reorden sobre Sheets, Forms y Apps Script — sin un ERP monolítico.

Ver cómo funciona Servidor propio vs. Workspace

Para quién

Inventarios: el problema y la solución

Para quién. Almacenes, plantas y comercios que hoy llevan existencias en Excel suelto o en papel.

El problema. Sin un sistema de inventarios, las compras se adelantan “por si acaso”, hay quiebres de stock y nadie sabe quién movió qué. Un ERP completo suele ser demasiado caro y lento para el tamaño real de la operación.

La solución a tu escala. Capturas entradas y salidas con Forms o una web app de Apps Script, la hoja operativa queda como fuente de verdad y las alertas de mínimo llegan por correo o chat. La evidencia (remisiones, fotos) vive en Drive.

No es solo una hoja de cálculo

Una web app en el celular de tu equipo, con su cuenta de Google Workspace

Inventarios se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol, no editando celdas. Se abre en el navegador del celular o la computadora y solo entran las personas de tu empresa, con su cuenta de Google Workspace.

No se descarga de App Store ni de Google Play: se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y se abre con un toque, como cualquier app.

  1. 01 iPhone: abre la web app en Safari, toca Compartir y elige «Agregar a pantalla de inicio».
  2. 02 Android: ábrela en Chrome, toca el menú ⋮ y elige «Agregar a la pantalla principal».
  3. 03 Acceso seguro: pide iniciar sesión con la cuenta corporativa, respeta la verificación en dos pasos y, si alguien deja la empresa, al suspender su cuenta pierde el acceso.

Arquitectura sobre Workspace

De la captura al tablero con Apps Script

No arriesgamos tu operación con una app desarrollada desde cero en un servidor propio. Tu equipo usa una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro de tu tenant, para que la fuente de verdad viva en tu Google Workspace.

  • Google Forms
  • Google Sheets
  • Apps Script
  • Google Drive
  • Looker Studio

Paso a paso

Cómo corre el sistema

  1. 01 El operador registra entrada/salida en Forms o en la web app.
  2. 02 Apps Script valida catálogo, calcula existencias y escribe la fila en Sheets.
  3. 03 Si el SKU baja del mínimo, dispara una alerta al responsable.
  4. 04 Documentos de soporte se archivan en una carpeta de Drive por folio.
  5. 05 El tablero muestra existencias, rotación y movimientos del día.

Resultados

Qué ganas al operarlo

  • Existencias confiables sin depender de un archivo “maestro” en el escritorio de alguien.
  • Historial auditable de quién movió inventario y cuándo.
  • Alertas de reorden antes del quiebre de stock.

Google Workspace es la plataforma (identidad, colaboración, almacenamiento). El sistema de negocio es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos a tu escala.

App en servidor propio vs. Google Workspace

No pelees contra un ERP. Evita encargar una app de primer intento en un hosting frágil: opera el proceso dentro de tu tenant, con la protección de Google Workspace.

App en servidor propio vs. sistema en Google Workspace
Aspecto App en servidor propio En Google Workspace
Alcance ERP con WMS, lotes, series y multi-almacén nativo Un almacén o pocos puntos; SKU y ubicaciones en Sheets gobernados
Captura Pistolas RFID / integraciones EDI Forms o app ligera + validación con Apps Script
Costo de cambio Implementación de meses y consultoría especializada Semanas; el equipo ya usa Sheets y Drive

Módulos incluidos

  • Catálogo de productos y unidades
  • Entradas y salidas con responsable
  • Existencias por ubicación
  • Alertas de mínimo / reorden
  • Historial auditable en Drive

Límites del sistema

  • No sustituye un WMS de alto volumen con picking robotizado
  • Concurrencia masiva simultánea conviene migrar a base dedicada
  • Trazabilidad de lotes/series avanzadas requiere diseño explícito

Inventarios por estado

Páginas estado × sistema (las de prioridad media/baja pueden estar en preparación).

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