Sistema nacional · Prioridad media

Cotizaciones en Google Workspace

Plantillas, versiones y aprobación de cotizaciones con control de quién cotizó qué y a qué precio.

Ver cómo funciona Servidor propio vs. Workspace

Para quién

Cotizaciones: el problema y la solución

Para quién. Equipos que cotizan con plantillas Word/Excel y pierden control de versiones y márgenes.

El problema. Cada vendedor tiene su plantilla. No sabes qué precio se prometió ni quién aprobó un descuento. Un CPQ completo es sobreingeniería para catálogos simples.

La solución a tu escala. Plantillas en Docs/Sheets, folio y vigencia, aprobación por monto con Apps Script, y archivo de versiones en Drive. Conversión a pedido cuando se acepta.

No es solo una hoja de cálculo

Una web app en el celular de tu equipo, con su cuenta de Google Workspace

Cotizaciones se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol, no editando celdas. Se abre en el navegador del celular o la computadora y solo entran las personas de tu empresa, con su cuenta de Google Workspace.

No se descarga de App Store ni de Google Play: se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y se abre con un toque, como cualquier app.

  1. 01 iPhone: abre la web app en Safari, toca Compartir y elige «Agregar a pantalla de inicio».
  2. 02 Android: ábrela en Chrome, toca el menú ⋮ y elige «Agregar a la pantalla principal».
  3. 03 Acceso seguro: pide iniciar sesión con la cuenta corporativa, respeta la verificación en dos pasos y, si alguien deja la empresa, al suspender su cuenta pierde el acceso.

Arquitectura sobre Workspace

De la captura al tablero con Apps Script

No arriesgamos tu operación con una app desarrollada desde cero en un servidor propio. Tu equipo usa una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro de tu tenant, para que la fuente de verdad viva en tu Google Workspace.

  • Google Docs
  • Google Sheets
  • Apps Script
  • Google Drive
  • Gmail

Paso a paso

Cómo corre el sistema

  1. 01 Se elige plantilla y se llenan partidas / precios.
  2. 02 Apps Script calcula márgenes y pide aprobación si aplica.
  3. 03 La cotización se comparte como PDF desde Drive.
  4. 04 Al aceptar, se marca estado y se puede abrir pedido.
  5. 05 Histórico de versiones queda trazable por folio.

Resultados

Qué ganas al operarlo

  • Una sola fuente de plantillas y precios.
  • Aprobaciones visibles, no “de palabra”.
  • Menos cotizaciones fantasma sin seguimiento.

Google Workspace es la plataforma (identidad, colaboración, almacenamiento). El sistema de negocio es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos a tu escala.

App en servidor propio vs. Google Workspace

No pelees contra un ERP. Evita encargar una app de primer intento en un hosting frágil: opera el proceso dentro de tu tenant, con la protección de Google Workspace.

App en servidor propio vs. sistema en Google Workspace
Aspecto App en servidor propio En Google Workspace
Documento CPQ con reglas de producto configurables Plantilla Docs/Sheets con precios y validez
Aprobación Workflow BPM enterprise Aprobación por rol con Apps Script / correo
Historial Versionado nativo del CPQ Versiones en Drive con folio y estado

Módulos incluidos

  • Plantillas de cotización
  • Versiones y vigencia
  • Lista de precios / márgenes
  • Aprobación por monto
  • Conversión a pedido

Límites del sistema

  • No es un CPQ con configurador de producto 3D
  • Cálculos fiscales complejos dependen de tu catálogo
  • Firmas electrónicas avanzadas se integran aparte

Cotizaciones por estado

Páginas estado × sistema (las de prioridad media/baja pueden estar en preparación).

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