Sistema nacional · Prioridad media

Compras y proveedores en Google Workspace

Solicitudes de compra, proveedores y seguimiento de OC con evidencia y responsables.

Ver cómo funciona Servidor propio vs. Workspace

Para quién

Compras: el problema y la solución

Para quién. Compras y operaciones que gestionan OC y proveedores sin un módulo de procurement.

El problema. Solicitudes llegan por chat, las OC se pierden y la recepción no cuadra con lo pedido. Un SRM global es innecesario si el dolor es trazabilidad básica.

La solución a tu escala. Flujo solicitud → OC → recepción en Sheets/Forms, directorio de proveedores y archivo de facturas en Drive, con límites de aprobación en Apps Script.

No es solo una hoja de cálculo

Una web app en el celular de tu equipo, con su cuenta de Google Workspace

Compras se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol, no editando celdas. Se abre en el navegador del celular o la computadora y solo entran las personas de tu empresa, con su cuenta de Google Workspace.

No se descarga de App Store ni de Google Play: se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y se abre con un toque, como cualquier app.

  1. 01 iPhone: abre la web app en Safari, toca Compartir y elige «Agregar a pantalla de inicio».
  2. 02 Android: ábrela en Chrome, toca el menú ⋮ y elige «Agregar a la pantalla principal».
  3. 03 Acceso seguro: pide iniciar sesión con la cuenta corporativa, respeta la verificación en dos pasos y, si alguien deja la empresa, al suspender su cuenta pierde el acceso.

Arquitectura sobre Workspace

De la captura al tablero con Apps Script

No arriesgamos tu operación con una app desarrollada desde cero en un servidor propio. Tu equipo usa una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro de tu tenant, para que la fuente de verdad viva en tu Google Workspace.

  • Google Forms
  • Google Sheets
  • Apps Script
  • Google Drive
  • Looker Studio

Paso a paso

Cómo corre el sistema

  1. 01 El área solicita compra con Form (qué, cuánto, para cuándo).
  2. 02 Compras genera OC y la envía al proveedor.
  3. 03 Recepción marca checklist y adjunta evidencia.
  4. 04 Apps Script valida montos y escalamiento.
  5. 05 Tablero de OC abiertas y proveedores activos.

Resultados

Qué ganas al operarlo

  • Solicitudes con dueño y estatus.
  • OC y recepción en el mismo hilo.
  • Archivo fiscal/operativo ordenado en Drive.

Google Workspace es la plataforma (identidad, colaboración, almacenamiento). El sistema de negocio es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos a tu escala.

App en servidor propio vs. Google Workspace

No pelees contra un ERP. Evita encargar una app de primer intento en un hosting frágil: opera el proceso dentro de tu tenant, con la protección de Google Workspace.

App en servidor propio vs. sistema en Google Workspace
Aspecto App en servidor propio En Google Workspace
Proveedores SRM con scorecards y subastas Directorio, contactos y condiciones en ficha
OC Procurement con 3-way match automático Solicitud → OC → recepción con checklist
Compliance Políticas globales multi-país Límites de aprobación y evidencia en Drive

Módulos incluidos

  • Solicitudes de compra
  • Órdenes de compra
  • Catálogo de proveedores
  • Recepción / checklist
  • Archivo de facturas y OC

Límites del sistema

  • No sustituye un módulo de procurement global
  • 3-way match bancario automático requiere integraciones
  • Catálogos de miles de SKU con pricing complejo necesitan diseño extra

Compras por estado

Páginas estado × sistema (las de prioridad media/baja pueden estar en preparación).

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