Sistema nacional · Prioridad alta

Cobranza y cuentas por cobrar en Google Workspace

Cartera, vencimientos y seguimiento de cobranza con responsables claros y evidencia en Drive.

Ver cómo funciona Servidor propio vs. Workspace

Para quién

Cobranza: el problema y la solución

Para quién. Administración y finanzas de PyMEs con cartera activa que aún cobran “a pulso”.

El problema. La antigüedad de saldos está desactualizada, nadie sabe qué factura llamar hoy y las promesas de pago se pierden. Un módulo financiero enterprise es exceso si solo necesitas disciplina de cobranza.

La solución a tu escala. Cartera en Sheets, cola de gestiones, bitácora por factura y Apps Script para priorizar vencidos. Comprobantes y acuerdos viven en Drive ligados al folio.

No es solo una hoja de cálculo

Una web app en el celular de tu equipo, con su cuenta de Google Workspace

Cobranza se usa desde una web app con pantallas, botones y validaciones pensadas para cada rol, no editando celdas. Se abre en el navegador del celular o la computadora y solo entran las personas de tu empresa, con su cuenta de Google Workspace.

No se descarga de App Store ni de Google Play: se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y se abre con un toque, como cualquier app.

  1. 01 iPhone: abre la web app en Safari, toca Compartir y elige «Agregar a pantalla de inicio».
  2. 02 Android: ábrela en Chrome, toca el menú ⋮ y elige «Agregar a la pantalla principal».
  3. 03 Acceso seguro: pide iniciar sesión con la cuenta corporativa, respeta la verificación en dos pasos y, si alguien deja la empresa, al suspender su cuenta pierde el acceso.

Arquitectura sobre Workspace

De la captura al tablero con Apps Script

No arriesgamos tu operación con una app desarrollada desde cero en un servidor propio. Tu equipo usa una web app propia, construida con Apps Script, y Forms, Sheets y Drive trabajan detrás dentro de tu tenant, para que la fuente de verdad viva en tu Google Workspace.

  • Google Forms
  • Google Sheets
  • Apps Script
  • Google Drive
  • Looker Studio

Paso a paso

Cómo corre el sistema

  1. 01 Se carga o sincroniza la cartera (factura, cliente, vencimiento, saldo).
  2. 02 El cobrador ve la cola del día ordenada por antigüedad.
  3. 03 Cada gestión (llamada, WhatsApp, visita) queda en bitácora.
  4. 04 Promesas de pago generan recordatorio automático.
  5. 05 El tablero muestra recupero semanal y cartera vencida.

Resultados

Qué ganas al operarlo

  • Cola de cobranza accionable cada mañana.
  • Evidencia de gestiones por factura.
  • Visibilidad de recupero sin esperar el cierre contable.

Google Workspace es la plataforma (identidad, colaboración, almacenamiento). El sistema de negocio es el proceso: reglas, roles, módulos y límites que diseñamos a tu escala.

App en servidor propio vs. Google Workspace

No pelees contra un ERP. Evita encargar una app de primer intento en un hosting frágil: opera el proceso dentro de tu tenant, con la protección de Google Workspace.

App en servidor propio vs. sistema en Google Workspace
Aspecto App en servidor propio En Google Workspace
Cartera ERP financiero con conciliación bancaria automática Antigüedad de saldos y vencimientos en Sheets
Seguimiento Collections workspace con discador Cola de llamadas/WhatsApp con bitácora por factura
Evidencia DMS corporativo Comprobantes y acuerdos en Drive ligados al folio

Módulos incluidos

  • Cartera por cliente y factura
  • Vencimientos y antigüedad
  • Bitácora de gestiones
  • Promesas de pago
  • Tablero de cobranza semanal

Límites del sistema

  • No es contabilidad oficial ni sustituye al SAT/CFDI engine
  • Conciliación bancaria automática profunda requiere banco/API
  • Intercompañía y multi-moneda compleja necesita diseño adicional

Cobranza por estado

Páginas estado × sistema (las de prioridad media/baja pueden estar en preparación).

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